Você provavelmente já deve ter percebido que o tema de Produtividade Pessoal é extremamente discutido por diversas referências bibliográficas, palestras e dicas pela internet. Tive meu primeiro contato, a alguns bons anos atrás quando o livro do David Allen entitulado “Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress” introduziu um método de gerenciamento de ações denominado “Getting Things Done” ou simplesmente GTD.
Muito se tem explorado sobre formas de se aumentar a produtividade pessoal. Ainda mais que nos dias atuais, temos nos tornado cada vez mais “multi-tarefas”. Precisamos conciliar as obrigações e entregas de nossos trabalhos, o crescimento pessoal, os compromissos sociais, os afazeres domésticos, a realização de sonhos e tantas outras atividades que mal cabem em nossos dias.
Existem diversas referências que sugerem boas práticas para se buscar aproveitar melhor nosso tempo para conseguirmos nossa realização pessoal. Neste artigo, apresento algumas dicas (hacks) para aproveitar melhor nosso recurso mais importante: o Tempo.
Para facilitar a apresentação, este conteúdo foi separado em etapas gerais e seus principais hacks:
- Planejamento e gestão pessoal
- Automatize suas tarefas
- Sistematize seu conhecimento
A seguir serão apresentados alguns hacks práticos experimentados para a melhoria da produtividade pessoal.
Planejamento e Gestão Pessoal
Para se manter a consistência do sucesso na produtividade pessoal é preciso se estabelecer um processo que sistematize suas idealizações, alinhe expectativas e possa tangibilizar sua evolução. O ideal é que seu processo de planejamento e gestão seja seguido até se tornar um hábito. Assim como exposto no livro “O poder do Hábito” de Charles Duhigg, um hábito é uma escolha que tomamos e que depois continuamos a fazer continuamente quando se entra em um ciclo de estímulo, rotina e recompensa.
“Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve.” – Lewis Carroll
Estabeleça onde você quer chegar e o caminho que se deve percorrer para o sucesso desta caminhada. Muitas pessoas podem se sentir frustadas porque simplesmente não possuem objetivos. Toda ação que se realiza precisa estar alinhada com um objetivo de realização pessoal, caso contrário, não existe satisfação nos resultados obtidos.
Planejamento pessoal
Separe um tempo para você e escreva onde você deseja chegar em cada aspecto de sua vida. Tenha este seu plano de vida como um verdadeiro plano estratégico de sucesso pessoal. Anote isso em algum documento e anote alguns critérios de sucesso.
E assim você começa a construir objetivos e metas que representam o seu sucesso pessoal. Você pode compartilhar este planejamento com as pessoas mais próximas. Com certeza, elas irão lhe ajudar a conquistar estes objetivos e até mesmo compreender melhor suas atitudes!
Anote isso em um bloco de notas digital, por exemplo Google Keep ou Evernote. Estes apps oferecem a criação de listas e anotações que podem ser compartilhadas com outros usuários.
Gerencie suas conquistas
Quanto maior o desafio, mais etapas deverão ser cumpridas ao longo do caminho. Uma das causas do sofrimento e sensação de improdutividade é não estabelecer as etapas de evolução em suas entregas. Quando o objetivo é muito distante, você pode não perceber o sucesso da sua caminhada.
Estabeleça os passos que deverão ser realizados até chegar no objetivo final e comemore cada êxito nesta caminhada. Cada etapa cumprida precisa lhe satisfazer e realimentar o processo motivacional de continuar resiliente em seus objetivos.
Não se preocupe em definir desde já todos os passos necessários para atingir seu sucesso. A antiga metodologia “cascata” de definir um cronograma detalhado de todas as etapas para um projeto já deu lugar as metodologias ágeis como o SCRUM sugerido por Jeff Sutherland no livro “SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”. Assim mantenha em mente o objetivo final, mas realize micro-planejamentos (“sprints“) semanais de suas atividades conforme as condições atuais de seu ambiente.
Prepare um quadro Kanban com uma ferramenta digital como o Trello, como no exemplo abaixo.
O GTD estabelece que o “alívio por registro” é fundamental na redução do estresse. O fato de manter suas pendências anotadas em algum lugar, permite que seu cérebro não fique reativando insistentemente estas memórias lhe trazendo um sentimento de culpa e atenção, desvirtuando o foco de sua tarefa atual.
Anote suas idéias e atividades que precisam ser realizadas para alcançar seus objetivos. Quando iniciá-las movimente seu “post-it” para a coluna “doing” e quando finalizar arraste para a coluna “done”.
O sucesso de seus planos é o conjunto de pequenas vitórias! Agora você pode comemorar sua evolução quando se conclui cada atividade planejada!
Os imprevistos irão surgir ao longo das atividades. Analise os impactos destes imprevistos e caso necessário realoque as atividades da semana para um próximo sprint ou simplesmente inclua os mesmos na lista de backlog para ser tratado no planejamento do próximo sprint.
Automatize suas Tarefas
Quanto tempo eu gasto fazendo atividades que não agregam valor na minha realização pessoal? Você já se fez estas perguntas? Com certeza você se assustaria ao medir o tempo que você “perde” com a realização de pequenas tarefas quando analisada ao longo de sua vida. Assim, a automação de tarefas contribuem para que você possa aumentar sua chance de alcançar seus objetivos lhe dando mais tempo útil para se aproveitar.
Explore seus Gadgets
Gadgets são dispositivos eletrônicos portáteis criados para facilitar funções de rotina. Atualmente todos utilizamos os celulares como principal gadget, mas os relógios inteligentes, tablets, etc também se enquadram nesta definição. O importante é que você invista tempo explorando as funcionalidades e como eles podem lhe oferecer benefícios ao longo do dia. Muitas pessoas simplesmente não tem paciência para estudar e maximizar o retorno do investimento realizado nestes equipamentos.
Agenda Eletrônica
Mantenha um agenda eletrônica atualizada com suas reuniões, datas de vencimento, aniversários e demais compromissos. Libere seu cérebro para armazenar outras informações e não se preocupe em manter em memória estas informações. As soluções Microsoft Outlook e Google Calendar são ótimas recomendações por lhe ajudar nesta organização e integrar automaticamente com outras ferramentas de produtividade pessoal.
Sistematize seu Conhecimento
Estamos na era da informação, onde o sucesso está do lado de quem melhor aproveita as informações ao seu redor para gerar conhecimento. Faça com que as informações cheguem até você naturalmente e sistematize uma forma de utiliza-las para o seu benefício. Desta forma você terá mais chances de encontrar os melhores caminhos para o seu sucesso.
Mantenha-se atualizado!
Os agregadores de Feeds são uma ótima solução de automatização de coleta de informações. Com o Feedly, por exemplo, é possível cadastrar os sites de seu interesse e automaticamente os conteúdos atualizados são carregados na plataforma para que você possa consumir em um formato de revista eletrônica. Não gaste mais tempo visitando site por site em busca das informações que lhe interessa.
Outra opção é aproveitar seus translados ao trabalho, viagens e tempo na academia para escutar podcasts. Esses conteúdos em formato de áudio são facilmente consumidos mesmo realizando outras tarefas em paralelo. Instale seu aplicativo de podcast de preferência para IOS ou Android e explore os canais mais relevantes para você!
Leia resumos antes de ler livros
A grande parte das literaturas possuem uma mensagem central valiosa que é discutida e exemplificada ao longo de diversas páginas. Logo, é possível obter os principais insights destas literaturas sem ter que gastar horas para ler as obras completas. Os portais ResumoCast e 12 Minutos oferecem podcasts e resumos de livros de ótima qualidade economizando seu tempo sem perder as idéias centrais de cada autor. Uma vez que queira se aprofundar busque a literatura completa.
Registre seu Conhecimento
Tenha um caderno eletrônico para anotações diversas. Muita informação se perde ao longo do tempo, por não utilizarmos constantemente. Recorra às suas anotações em ferramentas como Notability, Evernote e One Note. Elas permitem organizar suas anotações em grupos de assuntos facilmente localizável por meio de diversos meios como fotos, áudios, vídeos, links e desenhos livres. Assim os melhores insights que vocês obteve em eventos, reuniões, livros e demais fontes não irão se perder e poderão ser facilmente acessados pelo seu gadget de preferência.
Planejamento, automação e conhecimento para a produtividade pessoal
Nossa mensagem neste post se resume a saber planejar seus objetivos, automatizar suas tarefas de rotina e explorar da melhor forma as informações para ter o conhecimento necessário para encontrar as melhores oportunidades. Para auxiliar isso, diversas ferramentas e aplicativos foram sugeridos para lhe auxiliar nesta missão!
Este post será continuamente atualizado a medida que novos hacks forem experimentados com sucesso! Se você tem alguma dica importante de metodologia ou ferramenta para aumentar sua produtividade pessoal não deixe de compartilhar com a gente!
Créditos das imagens: Gerd Altmann por Pixabay
